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Produktivitätstechniken: Weniger Überstunden und mehr Freizeit

 

Gestern noch bis spät in die Nacht gearbeitet und heute früh schon wieder unzählige Aufgaben auf der To-do-Liste? Überstunden bei wichtigen Projekten sind im Arbeitsleben ganz normal. Allerdings führen ständige Überstunden zu erheblichem Stress, welcher langfristig gesundheitliche Probleme verursachen kann.

Dieser Artikel stellt verschiedenen Techniken vor, die Arbeitnehmern helfen, um produktiver zu arbeiten und so insgesamt für eine ausgewogenere Work-Life-Balance zu sorgen.

 

Die Eisenhower-Matrix

 

Die Eisenhower-Matrix ist eine der bekanntesten Methoden des Zeitmanagements. Dabei geht es um die Kategorisierung der Arbeitsaufgaben. Ziel ist es, die richtigen Prioritäten zu setzen. Dieses Prinzip ist auf eine Rede des amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückzuführen.

Hierfür wird eine 4-Felder-Matrix erstellt. Diese wird in die zwei Dimensionen „Wichtig“ (hoher Impact) und „Dringend“ (zeitlich kritisch) eingeteilt. Anhand dieser Zuordnung ergeben sich die vier Aufgabentypen: A, B, C und D.

 

Abbildung: Eisenhower-Matrix
(Bildquelle: Eigene Darstellung)

 

Vorgehensweise: Alle Arbeitsaufgaben werden einem dieser vier Felder zugeordnet. Somit ergeben sich je nach Aufgabentyp unterschiedliche Arbeitsschritte:

A: Wichtig und dringend: „Do“. Sofort erledigen!

B: Wichtig und nicht dringend: „Decide“. Auf einen späteren Zeitpunkt terminieren.

C: Nicht wichtig und dringend: „Delegate“. An einen Mitarbeiter delegieren.

D: Nicht wichtig und nicht dringend: „Delete“. In den Papierkorb. Alternativ: Ablage.

Diese Methode klingt einfach, ist aber auch sehr effektiv. Nach Wichtigkeit zu priorisieren, ist etwas Intuitives. Häufig wird jedoch im stressigen Arbeitsalltag zu viel Zeit auf unwichtige oder nicht dringende Aufgaben verwendet. Das Eisenhower-Prinzip gibt eine einfache Struktur vor, die nach etwas Übung ganz automatisch verinnerlicht wird.

 

Die Pomodoro-Technik

 

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode, um produktiver und fokussierter zu arbeiten. Die Idee dahinter ist, dass durch regelmäßige und kurze Pausen ein konzentriertes Arbeiten ermöglicht wird ohne Ablenkungen. So wird mehr Arbeit in weniger Zeit erledigt. Entwickelt wurde die Technik in den 80er-Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo.

Bei dieser Technik geht es darum, regelmäßige Pausen in den Arbeitsalltag zu integrieren. Diese dienen dazu, insgesamt produktiver zu arbeiten. Außerdem wird durch eine feste Struktur der Arbeitszeit eine Arbeit ohne Ablenkungen ermöglicht. Hierfür wird die Arbeit in Zeitabschnitte eingeteilt. Ein Abschnitt dauert 25 Minuten mit einer anschließenden 5-minütigen Pause. Das Prinzip wurde nach einer Tomaten-Küchenuhr benannt, wobei „Pomodoro“ für das Italienischen Wort „Tomate“ steht.

Abbildung: Pomodoro-Technik
(Bildquelle: Eigene Darstellung)

 

Vorgehensweise: Alle Aufgaben eines Arbeitstages notieren. Nach Priorität sortieren und ein Ziel für jede Aufgabe festlegen.

  1. Den Wecker auf 25 Minuten stellen und mit der ersten Aufgabe starten.
  2. Arbeiten, bis der Wecker klingelt.
  3. Eine 5-minütige Pause machen.
  4. Die nächste Aufgabe zur Hand nehmen und den Wecker erneut starten.
  5. Nach vier Intervallen bzw. Aufgaben folgt eine längere Pause von ca. 15-20 Minuten.

Es existieren verschiedene Vorgehensweisen dieser Methode. Wichtig ist dabei nur, dass sich konzentrierte Arbeitsintervalle mit kurzen, terminierten Pausen abwechseln. Ob die Zeiteinheiten länger oder kürzer sind, ist dabei zweitrangig. Wichtig ist vor allem ein fokussiertes Arbeiten ohne Ablenkungen oder Unterbrechungen, um produktiv zu arbeiten. Laut Studien werden Mitarbeiter heutzutage durchschnittlich ca. alle 11 Minuten bei ihrer Arbeit unterbrochen. Anschließend dauert es bis zu 8 Minuten, um wieder konzentriert weiter zu arbeiten. Die Kombination aus fokussiertem Arbeiten und regelmäßigen Pausen stellt sicher, dass man über einen langen Zeitraum noch leistungsfähig bleibt.

 

Das Pareto-Prinzip

 

Geht es schließlich um die Erledigung der einzelnen Aufgaben, sollte außerdem das Pareto-Prinzip angewandt werden. Demnach werden 80 % der Ergebnisse durch 20 % des eingesetzten Aufwands erreicht. Die restlichen 20 % Arbeitsergebnisse bedeuten jedoch, dass man unverhältnismäßig viel Zeit, also 80 % Einsatz aufwenden muss. Fokussiert man seine Zeit anhand der 80-20-Regel jedoch auf die wichtigen Aufgaben, lässt sich dieser Fehler vermeiden.

 

Abbildung: Pareto-Prinzip
(Bildquelle: Eigene Darstellung)

 

Fazit

 

Grundsätzlich existieren viele verschiedene Methoden, um produktiver zu arbeiten. Die Eisenhower-Matrix, die Pomodoro-Technik und das Pareto-Prinzip sind nur drei Möglichkeiten. Dabei besteht das Ziel dieser Techniken immer darin, die eigene Arbeitszeit besser zu strukturieren und Prioritäten zu setzten.

Wichtig ist, dass es sich dabei auch um eine Art innere Einstellung handelt. Dabei steht im Mittelpunkt die Frage, wie die eigene Arbeit kontinuierlich verbessern werden kann. Sowie der richtige Umgang mit Fehlern. Dabei hilft eine kurze Reflexion über vergangene Fehler und was daraus gelernt wurde, um diese zukünftig zu vermeiden.

Das bedeutet, dass sich durch Struktur, Fokus und Zeitmanagement insgesamt bessere Arbeitsergebnisse erzielen lassen. Somit müssen insgesamt weniger Überstunden geleistet werden. Die so gewonnene Freizeit führt zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance, welche insgesamt die Lebenszufriedenheit steigert.

 

Quellen:

https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/eisenhower-prinzip/3558243.html 

https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf

https://www.gruender.de/leadership-management/pareto-prinzip/

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